Over Tribus
Toen het onboarden van een nieuwe medewerker gemiddeld nog 45 minuten kostte, wist Tribus dat dit slimmer moest kunnen. Het bedrijf werd in 2018 opgericht door Hans, Lotte en Mattheüs met een duidelijke missie: ondernemers volledig ontzorgen op het gebied van financiën en HR. Sinds 2019 werkt het team van specialisten vanuit de Mediacentrale in Groningen, van waaruit ze klanten door heel Nederland bedienen.
Inmiddels ondersteunt Tribus meer dan 400 klanten in uiteenlopende sectoren. Ze nemen hierbij alles uit handen: van de financiële administratie en belastingaangiften tot de salarisadministratie en HR-advies. De focus blijft onveranderd liggen op automatisering, helderheid en betrouwbare communicatie.
Technologie en automatisering vormen dan ook de absolute kern van de werkwijze van Tribus. Het bedrijf investeert continu in digitale oplossingen die administratieve processen vereenvoudigen, de kwaliteit van data verbeteren en zorgen voor een fijnere ervaring voor zowel werkgevers als werknemers.
Het probleem dat opgelost moest worden
Wanneer een klant van Tribus een nieuwe medewerker wilde registreren, duurde dit proces doorgaans zo’n 45 minuten. Het proces bestond uit het invullen van formulieren, het achteraanjagen van informatie, het heen en weer mailen en het handmatig invoeren van gegevens in hun salarissysteem, NMBRS. Naast het tijdverlies zorgde dit gefragmenteerde proces voor een grotere kans op fouten en leverde het onnodige frictie op voor zowel werkgevers als nieuwe medewerkers op een cruciaal moment. Als een bedrijf dat zich richt op automatisering en efficiëntie, zoekt Tribus continu naar manieren om HR- en salarisprocessen voor haar klanten te vereenvoudigen. Samen met DataNorth AI besloten ze om de onboarding van medewerkers vanaf de grond af aan opnieuw in te richten. Omdat Tribus meer dan 400 bedrijven in heel Nederland ondersteunt, levert elke bespaarde minuut efficiëntiewinst op voor honderden organisaties en duizenden werknemers per jaar.
Hoe DataNorth AI de onboardingtool heeft gebouwd
DataNorth AI ontwikkelde een onboardingtool waarmee een bedrijf eenvoudig nieuwe medewerkers kan registreren.
DataNorth pakte de uitdaging aan door een naadloze, end-to-end geautomatiseerde pijplijn te bouwen die de kloof overbrugt tussen de intake door de werkgever en de salarisadministratie. In nauwe samenwerking met Tribus werd de oplossing ontworpen rondom praktijkgerichte HR- en salarisworkflows. Hierdoor sluit de automatisering naadloos aan op zowel compliance-eisen als de dagelijkse behoeften van de klant.
De oplossing begon met een robuuste technische infrastructuur en een op maat gemaakte database, ontworpen om gevoelige personeelsgegevens te verwerken. Om het onboardingproces te stroomlijnen, ontwikkelde DataNorth een AI-extractiemodel voor identiteitsbewijzen. Hierdoor kan het formulier aan de kant van de werkgever automatisch gegevens ophalen, in plaats van dat handmatige invoer nodig is.
Dit werd gecombineerd met een stap die essentiële compliance-taken afhandelt, zoals het formulier voor de loonheffingskorting. Om ervoor te zorgen dat de oplossing écht van begin tot eind geautomatiseerd was, werd het systeem volledig geïntegreerd met NMBRS. Hierdoor kunnen arbeidsvoorwaarden en persoonlijke gegevens rechtstreeks en zonder menselijke tussenkomst het salarissysteem in stromen. Deze allesomvattende aanpak werd afgerond met uitvoerige tests en volledige documentatie, wat resulteerde in een veilige, geautomatiseerde workflow die handmatige fouten minimaliseert.
De resulterende workflow is eenvoudig. Een werkgever start de registratie en vult het eerste formulier in. De nieuwe medewerker, of de werkgever zelf, vult vervolgens de eigen gegevens aan, inclusief het uploaden van een identiteitsbewijs. Het AI-model extraheert en structureert de relevante gegevens automatisch. De werkgever controleert en valideert de informatie, en met één enkele bevestiging is de medewerker volledig geonboard.
Van 45 minuten naar 2 minuten
De impact was direct merkbaar en meetbaar. Het project verkortte de onboardingtijd niet alleen met meer dan 95%, maar verbeterde ook de datakwaliteit, verminderde compliancerisico’s en zorgde voor een consistentere onboarding-ervaring voor zowel werkgevers als werknemers. Werkgevers starten de registratie en dragen deze vervolgens over aan de werknemer, die de eigen gegevens invult. Daarna wordt alles automatisch verwerkt, correct gestructureerd en klaargezet voor de salarisadministratie.
Voor Tribus leverde het project meer op dan alleen tijdwinst. Het nam een hardnekkige bron van administratieve frictie weg, verlaagde de kans op fouten en bood zowel HR-medewerkers als nieuwe werknemers vanaf dag één een strakkere, professionelere ervaring. Aangezien Tribus de HR en salarisadministratie voor meer dan 400 bedrijven beheert, reikt de efficiëntiewinst veel verder dan hun eigen team alleen.
De oplossing draait inmiddels als een betrouwbaar, geïntegreerd onderdeel van hun bedrijfsvoering, en de basis die tijdens het project is gelegd biedt ruimte voor verdere automatisering in de toekomst.
Nu de onboarding-workflow volledig operationeel is, hebben Tribus en DataNorth AI een schaalbaar fundament gelegd voor toekomstige initiatieven op het gebied van HR-automatisering. Het project laat zien hoe AI traditioneel administratieve processen kan transformeren tot naadloze digitale ervaringen.
