De Data Protection Impact Assessment
Tegenwoordig is privacy belangrijker dan ooit. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt strikte regels voor hoe organisaties met persoonsgegevens moeten omgaan. Een belangrijk instrument om aan deze regels te voldoen is de Data Protection Impact Assessment (DPIA).
Wat is een DPIA?
Een DPIA is een gestructureerd proces dat helpt om de privacyrisico’s van een project waarbij persoonsgegevens worden verwerkt te analyseren en te minimaliseren. Door te onderzoeken hoe je van plan bent om persoonsgegevens te verzamelen, op te slaan, te gebruiken en te verwijderen, helpt een DPIA om potentiële problemen te identificeren voordat ze ernstig worden.
Waarom is een DPIA belangrijk?
Naast dat het in bepaalde situaties wettelijk verplicht is, biedt het uitvoeren van een DPIA meerdere voordelen:
- Wettelijke naleving: DPIA’s helpen je te voldoen aan de AVG-verplichtingen. Goede documentatie is essentieel; het niet uitvoeren van een verplichte DPIA kan leiden tot boetes of handhavingsmaatregelen.
- Risicobeheer: Ze stellen je in staat om risico’s zoals datalekken of ongeoorloofde toegang vroegtijdig te identificeren en te verkleinen.
- Verbetering van projectontwerp: Inzicht in gegevensrisico’s vanaf het begin leidt vaak tot eenvoudigere en effectievere oplossingen.
- Vertrouwen opbouwen: Aantonen dat je privacy serieus neemt, helpt het vertrouwen van klanten, medewerkers en andere belanghebbenden te winnen.
Wanneer is een DPIA verplicht?
Onder de AVG is een DPIA verplicht wanneer gegevensverwerking waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten van een individu, vooral bij de introductie van nieuwe technologieën.
Voor verwerkingsactiviteiten kunnen organisaties gebruikmaken van 9 criteria die zijn opgesteld door Europese toezichthouders. Als vuistregel geldt dat een DPIA nodig is wanneer aan twee of meer van deze criteria wordt voldaan:
- Evaluatie van individuen op basis van persoonlijke kenmerken – waaronder profilering en voorspellingen
- Geautomatiseerde besluitvorming – met juridische of vergelijkbare significante gevolgen
- Systematische en grootschalige monitoring – vooral in openbare ruimtes
- Gevoelige gegevens – bijzondere categorieën en strafrechtelijke gegevens
- Grootschalige gegevensverwerking
- Gekoppelde databases – combinatie van verschillende gegevensverzamelingen
- Gegevens van kwetsbare personen – zoals werknemers, kinderen en patiënten
- Gebruik van nieuwe technologieën – met mogelijk onbekende privacyrisico’s
- Blokkeren van een recht, dienst of contract – bijvoorbeeld bij kredietbeoordelingen
Hoe voer je een DPIA uit?
Wat zijn de minimumeisen voor een DPIA?
Hoewel organisaties hun eigen methode mogen kiezen voor de DPIA, moeten ze volgens de AVG in ieder geval de volgende elementen opnemen:
- Systematische beschrijving van de beoogde gegevensverwerking en doeleinden
- Beoordeling van de noodzaak en proportionaliteit van de verwerking
- Beoordeling van privacyrisico’s voor betrokkenen
- Voorgenomen maatregelen om risico’s aan te pakken en aan te tonen dat aan de AVG wordt voldaan
Wanneer moet een DPIA worden gestart?
Een DPIA moet zo vroeg mogelijk in het ontwerpproces worden gestart, zelfs als nog niet alle details van de verwerking bekend zijn. Dit ondersteunt de verplichte principes van privacy by design en privacy by default. Belangrijk: een DPIA is geen eenmalige taak, maar een continu proces dat regelmatige monitoring en aanpassingen vereist.
Hoe beoordeel je privacyrisico’s en beperk je restrisico’s?
Bij het beoordelen van privacyrisico’s moeten organisaties bijzondere aandacht besteden aan restrisico’s, ernstige situaties die ondanks voorzorgsmaatregelen toch kunnen optreden. Dit moet aangeven:
- Welke hoge privacyrisico’s niet volledig kunnen worden voorkomen
- In welke specifieke situaties een hoog restrisico bestaat
- Hoe waarschijnlijk het is dat de beschreven situatie zich voordoet
- Welke schade voor betrokkenen kan ontstaan
Advies en consultatie
Verplichte advisering
Organisaties moeten advies inwinnen bij verschillende partijen, afhankelijk van hun specifieke situatie:
- Functionaris Gegevensbescherming (FG): Indien aangesteld, is advies van de FG verplicht, inclusief toezicht op de uitvoering van de DPIA.
- Verwerker: Wanneer een verwerker namens de organisatie gegevens verwerkt, moet deze ondersteuning bieden bij het uitvoeren van de DPIA.
- Betrokkenen: Waar nodig moeten betrokkenen of hun vertegenwoordigers om hun mening worden gevraagd via bijvoorbeeld enquêtes, overleg met organisaties of vragenlijsten.
Na de DPIA: Implementatie en opvolging
Voorafgaande raadpleging
Wanneer uit de DPIA blijkt dat er hoge restrisico’s bestaan, is voorafgaand overleg met de Autoriteit Persoonsgegevens verplicht voordat met de verwerking mag worden begonnen.
Publicatie en transparantie
Hoewel het niet wettelijk verplicht is, wordt publicatie van de DPIA aanbevolen om vertrouwen te vergroten en transparantie en verantwoording te tonen. Dit geldt vooral voor verwerkingen die de algemene bevolking raken, bijvoorbeeld bij overheidsbetrokkenheid. De gepubliceerde versie hoeft niet het volledige onderzoek te bevatten en kan beperkt blijven tot een samenvatting van de belangrijkste resultaten.
Continue monitoring en updates
Wanneer is een nieuwe DPIA nodig?
Een DPIA vereist voortdurende monitoring en moet worden bijgewerkt wanneer er wijzigingen zijn in:
- De gegevensverwerking zelf: zoals nieuwe technologieën of andere doeleinden
- Verwerkingsrisico’s: door technologische ontwikkelingen of nieuwe kwetsbaarheden
- De verwerkingscontext: door organisatorische of maatschappelijke veranderingen
Periodieke herziening
Ook zonder specifieke wijzigingen wordt aanbevolen om minimaal eens per drie jaar een DPIA uit te voeren, zodat de beoordeling actueel blijft.
Conclusie
De DPIA vormt een fundamenteel onderdeel van verantwoord gegevensgebruik onder diverse wetgeving. Door privacyrisico’s proactief te identificeren en passende maatregelen te nemen, kunnen organisaties niet alleen aan hun wettelijke verplichtingen voldoen, maar ook het vertrouwen van betrokkenen versterken. Het continue karakter van dit proces onderstreept het belang van structurele aandacht voor privacy binnen organisaties, met transparantie en verantwoording centraal. Bij Data North helpen wij organisaties om privacy en compliance naadloos te integreren in hun projecten. Onze DPIA Assessment zorgt ervoor dat gegevenspraktijken in lijn zijn met de AVG, terwijl innovatie wordt ondersteund.
